Registrierkassen – Was Sie daüber wissen sollten

RegistrierkassenOb Restaurant, Friseur Laden oder Einzelhandel: Sobald Sie mit Laufkundschaft in Kontakt kommen und Bargeldgeschäfte getätigt werden, sind Sie dazu verpflichtet, solche Geschäfte entsprechend zu protokollieren. Eine Registrierkasse kann bei der Erstellung entsprechender Belege äußerst hilfreich sein. Viele Inhaber von einem eigenen Geschäft fürchten sich beinahe vor der Anschaffung einer Registrierkasse für Einzelhandel und Co., denn zu groß ist die Angst, dass, wenn sie eine Registrierkasse kaufen, mit dieser nicht umgehen könnten und sie dadurch zudem mehr Arbeit haben. Doch Fakt ist, dass eine Registrierkasse nicht mehr, sondern deutlich weniger Arbeit bedeutet. Seit der Einführung der Registrierkassenpflicht 2017 gibt es allerdings einige Dinge zu beachten. Woran erkennt man beispielsweise, welche Registrierkasse die richtige ist?

Registrierkasse Test 2017

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Was genau ist eigentlich eine Registrierkasse?

RegistrierkassenRegistrierkassen finden Sie zum Beispiel in jedem Supermarkt, aber auch im Einzelhandel, beim Friseur oder im Restaurant, wo sie dazu dienen Beträge verschiedener Produkte oder Dienstleistungen zusammen zu addieren. Bei vielen Modellen gibt es sogar noch eine Geldschublade. Doch eine Registrierkasse ist weit mehr als nur ein überdimensionierter Taschenrechner mit Geldfach. Bei einer Registrierkasse handelt es sich um ein ausgeklügeltes Datenerfassungssystem, mit dem Sie Ihre Bargeldumsätze erfassen und Abrechnungen und Belege für Ihr Geschäft professionell erstellen können, ohne selbst ein Profi in der Abrechnung sein zu müssen.

In vielen Fällen ist es sogar möglich, die Registrierkasse in ein bestehendes Warenwirtschaftssystem zu integrieren, wie es in der Regel bei einer Registrierkasse für Einzelhandel oder Großhandel der Fall ist. Allerdings gibt es je nach Modell eine andere technische Umsetzung. So gibt es zum Beispiel eine spezielle Registrierkasse für Gastronomie oder auch eine eigene Registrierkasse für Friseur, wohingegen im Einzelhandel häufig eine Registrierkasse mit Scanner vorzufinden ist. Durch eine Registrierkasse mit Scanner geht die Arbeit ohnehin gleich viel leichter von der Hand. Einige Registrierkassen können sogar einen QR Code scannen.

Für wen ist eine Registrierkasse Pflicht?

Generell ist eine Registrierkasse für jedes Gewerbe Pflicht, das innerhalb eines Jahres mehr als 15.000 Euro Umsatz macht, wovon mindestens 7.500 Euro als Bareinnahme oder über Kreditkarte oder andere Kartenzahlungen eingenommen werden. Alleine in Deutschland trifft dies auf etwa zwei Drittel aller Betriebe zu. Seit der Einführung der Registrierkassenpflicht 2017 müssen Betriebe, auf welche dies zutrifft, zwingend eine Registrierkasse vorweisen. Doch ist nicht nur überhaupt eine Registrierkasse ab 2017 Pflicht, sondern seitdem gilt auch eine neue Registrierkassenverordnung. So besagt diese Verordnung beispielsweise, dass eine Registrierkasse künftig sämtliche Daten elektronisch aufbewahren müssen.

Bis Ende 2016 war es noch so, dass die Umsätze nach dem Ausdrucken des Z-Berichtes aus dem Speicher gelöscht wurden. Dies darf jedoch seit 2017 nicht mehr geschehen. Darüber hinaus ist auch der Umfang an Daten, welche dokumentiert werden müssen, angestiegen. So genügt es beispielsweise nicht mehr, lediglich die Kassenbons und den Tagesabschluss aufzubewahren. Sollte Ihre bestehende Registrierkasse also noch nicht GoDB/GDPdU konform sein, dann sollten Sie zwingend eine neue Registrierkasse kaufen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Ihnen hohe Geldbußen und Nachzahlungen drohen. Sollten Sie nicht wissen, ob Sie eine neue Kasse benötigen, dann sollten Sie unbedingt einen Registrierkasse Test machen.

Was Sie unbedingt über Registrierkassen wissen sollten

Frage Antwort
Was bedeutet „GoDB/GDPdU konform“? Die beiden Begriffe „GoBD Kasse“ und „GDPdU Kasse“ haben viele Gewerbetreibende in den letzten Jahren immer wieder zu Ohren bekommen. Aber was bedeutet das eigentlich? Die Abkürzung „GDPdU“ steht für „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“. Das bedeutet, dass Sie einem Prüfen stets alle Ihre Unterlagen übergeben müssen. Die Abkürzung „GoBD“ ist zwar etwas kürzer, hat dafür aber eine wesentlich längere Bedeutung: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die Unterlagen einer GDPdU Kasse müssen ebenso wie auch alle anderen Geschäftsunterlagen über einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden. Gleiches gilt natürlich auch für eine GoBD Kasse. Über einen Registrierkasse Test können Sie leicht herausfinden, um welches Kassensystem es sich bei Ihrer Kasse handelt und ob Sie womöglich eine neue Kasse benötigen.
Wer ist von der Registrierkassenpflicht 2017 nicht betroffen? Nicht jeder Gewerbetreibende ist dazu verpflichtet, eine neue Registrierkasse zu kaufen. Von der Registrierkassenverordnung ausgenommen sind zum Beispiel Betriebe, deren Umsätze nicht vorrangig in bar generiert werden, wie dies zum Beispiel bei einem reinen Online Shop der Fall ist. Auch Handwerker und andere Dienstleister, welche ihren Kunden eine Rechnung ausstellen, müssen keine Registrierkasse kaufen. Anders sieht es hingegen aus, wenn Sie einen Jahresumsatz von mindestens 30.000 Euro im Jahr erwirtschaften. In diesem Fall ist eine moderne Registrierkasse, wie etwa eine Casio Registrierkasse, eine Sharp Registrierkasse oder eine Olympia Registrierkasse, wieder zwingend erforderlich.
Was kostet eine Registrierkasse? Sollten Sie, obwohl Sie nicht unter die neue Verordnung fallen, dennoch Ihre Umsätze mit einer Registrierkasse erfassen wollen, dann steht Ihnen dies selbstverständlich frei. In diesem Fall können Sie sich zum Beispiel bei eBay problemlos eine Registrierkasse gebraucht kaufen. Alternativ können Sie aber auch zu einer einfachen Registrierkasse Software oder auch zu einer Registrierkasse App greifen. So können Sie zum Beispiel am Computer oder auch am Tablet, wie etwa dem iPad, Ihre Produkte programmieren und haben Ihre Kasse somit stets bei sich. Solche Systeme müssen erst ab einem Jahresumsatz von wenigstens 30.000 Euro der neuen Verordnung entsprechen. Bis zu dieser Grenze jedoch können Sie eine Registrierkasse richtig günstig kaufen.

Die Kosten für eine Registrierkasse beginnen ja nach System bereits bei rund 300 Euro beginnen. Benötigen Sie hingegen jedoch eine Registrierkasse für Friseur oder eine Registrierkasse für Gastronomie, dann müssen Sie in der Regel bereits etwas tiefer in die Tasche greifen, denn solche Kassen kosten meist mehrere Tausend Euro. Über einen Preisvergleich können Sie aber häufig sogar sehr hochwertige Kassen besonders günstig erwerben.

Vor- und Nachteile einer Registrierkasse

  • Seit 2017 ist es für viele Gewerbetreibende (abhängig von der Art der Beschäftigung) Pflicht, eine Registrierkasse zu besitzen, die GoDB/GDPdU konform ist.
  • Immer mehr Hersteller haben sich auf diesen Bedarf eingestellt und führen verschiedenste Modelle mit unterschiedlichsten Funktionen im Angebot.
  • Je nach Umsatz ist es auch möglich, auf eine Registrierkasse App zurückzugreifen, sofern diese den Anforderungen des Gesetzgebers entspricht.
  • Inzwischen ist es bei immer mehr Geräten möglich, die Daten über SD Karte, USB Stick, per LAN oder WLAN auszulesen.
  • Je nach Branche und Funktionsumfang sind die Anschaffungskosten sehr hoch.

Welche Funktionen sollte eine Registrierkasse besitzen?

Damit eine Registrierkasse überhaupt vom Finanzamt akzeptiert wird, müssen folgende Informationen dauerhaft gespeichert werden:

  1. alle Warengruppen, Waren und Preise
  2. alle Änderungen an den Stammdaten, den Auswertung oder der generellen Programmierung
  3. alle Einsatzzeiten und -orte
  4. das Bedienungshandbuch der Registrierkasse

Wichtig: Sämtliche Daten müssen elektronisch in der Registrierkasse gespeichert und über mindestens zehn Jahre maschinell auswertbar sein. Gegen eine Manipulation dieser Daten muss die Registrierkasse abgesichert sein. Sollten dennoch Änderungen vorgenommen werden müssen, so ist darüber akribisch Buch zu führen.

Einige Registrierkassen ermöglichen es, die Kassendaten über eine SD Karte oder einen USB Stick, per LAN oder WLAN auszulesen, um diese auf dem Computer auszuwerten, was sicherlich sehr sinnvoll ist. Möglich ist dies zum Beispiel bei einigen Modellen einer Casio Registrierkasse, einer Olympia Registrierkasse oder auch bei so mancher Sharp Registrierkasse. Darüber hinaus gibt es einige sehr gute Testsieger aus dem Hause

  • Sigma,
  • Samsung,
  • Olivetti oder
  • Quorion,

die im Vergleich zu preisgünstigen Einsteigern natürlich weit mehr zu bieten haben. Sollten Sie sich nicht entscheiden können, für welche Registrierkasse Sie sich entscheiden sollen, können Ihnen ausführliche Testberichte die Auswahl wesentlich vereinfachen, da Sie somit von den Erfahrungen anderer profitieren können.

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