Mitarbeiterausweise selber drucken: Wie Sie personalisierte Plastikkarten in Unternehmen einführen

Mitarbeiterausweise können im alltäglichen Gebrauch einen großen Mehrwert bieten. Sie dienen z.B. der Einrichtung von Sicherheitssystemen, zur Zeiterfassung, Zugangskontrollen und Identifikation oder auch als Zahlungsmittel an Automaten und in Kantinen. Mit einer gut aufgebauten Infrastruktur können personalisierte Mitarbeiterausweise ebenso zum Login in ein Intranet über öffentliche Netze dienen oder die Logins und Zugriffsrechte der einzelnen Mitarbeiter verwalten. Eine Studie der Hans Böckler Stiftung fasst die wichtigsten Aspekte des Mitarbeiterausweises gut zusammen.

Personalisierte Mitarbeiterausweise bieten folgende Vorteile:

• Der Aufwand für Verwaltungs- und Personalmanagement wird optimiert.
• Mehr Sicherheit durch eindeutige Zuordnung, Rechtevergabe, Personalisierung und Identifikation.
• Größere Identifizierung der Mitarbeiter mit dem eigenen Unternehmen.
• Mitarbeiterausweise können in bestehende Systeme schnell integriert werden.
• Es können Zeit und Kosten eingespart werden.
• Sie können die Plastikkarten selber drucken und an ihre Bedürfnisse anpassen.

Mit Hilfe von Mitarbeiterausweisen können Sie die Sicherheit Ihres Unternehmens deutlich erhöhen. Die folgenden Beispiele veranschaulichen die täglichen Einsatzbereiche von Ausweiskarten in Sicherheitssystemen von Firmen:

• Zugangskontrolle zur Firma oder sensiblen Abteilungen
• Zeiterfassung und Steuerung von Personalengpässen
• Autorisierung für verschiedene Systeme, z.B. Kassensysteme oder Maschinen
• Identifikationssicherheit durch Lichtbild, Angabe des Namens und Abteilung
• Abrechnungsfunktionalität in verschiedenen Bereichen wie etwa Kantinen, Automaten oder beim Mitarbeitereinkauf
• Sicherheitsfunktionen wie PIN oder Fingerabdruck können als weiterer Sicherheitsaspekt integriert werden

Es gibt jedoch einige Punkte, die unbedingt zu beachten sind, wenn man Mitarbeiterausweise selber drucken und im Unternehmen einführen möchte. Für die Erstellung von Mitarbeiterausweisen auf personalisierte Plastikkarten beauftragt man häufig einen Dienstleister, meist eine Druckerei, die auf Ausweiserstellung oder auf den Druck von sicherheitsrelevanten Dokumenten spezialisiert ist. Hier kann man die Ausweise drucken lassen, macht sich jedoch auch ein wenig abhängig vom externen Dienstleister. Sobald Änderungen in der Personalstruktur oder in Firmenprozessen anstehen, muss die Druckerei neu beauftragt werden. Die Kosten dafür können für kleine und mittelständische Unternehmen zur Belastung werden.

Die Alternative zum externen Dienstleister ist recht simpel und mittlerweile auch problemlos möglich: Sie können Mitarbeiterausweise selber drucken. Es ist ein relativ simpler Prozess, sie benötigen lediglich einen solchen Kartendrucker für Plastikkarten und die entsprechende Software, die meist mit dem Kartendrucker mitgeliefert werden.

Bei der Auswahl der Produzenten der Mitarbeiterausweise, aber auch bei einer möglichen Inhouse-Lösung mit eigenem Drucker und passender Software sollte darauf geachtet werden, dass Industriestandards eingehalten werden. Dadurch bleibt das System flexibler und offener bei z.B. Umstrukturierung der Abläufe oder bei der Wahl von Lieferanten und Produzenten. Es gibt Anbieter und Lösungen, die auf proprietäre, geschlossene Lösungen setzen. Die Entscheidung für solche Anbieter sollte gut überlegt sein, um eine bessere Skalierung an z.B. geänderten Anforderungen an die Arbeitsabläufe, die Infrastruktur oder Bedürfnisse in der Firma auch weiterhin gewährleisten zu können.

Es ist darauf zu achten, das die Software und Schnittstellen zur Datenweitergabe von einer zentralen Einheit verwaltet wird, damit die Daten nicht mehrfach eingegeben werden müssen und von möglichst wenigen Händen bearbeitet werden. Für Mitarbeiterdaten bestehende Systeme, wie z.B. Personaldatensysteme der eigenen Firma, können genutzt werden, um die personenbezogenen Daten intern weiterzugeben. Hierbei sollte aber auch ein Datenschutzbeauftragter zu Rate gezogen werden. Mit der Einführung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen einige strenge gesetzliche Vorgaben erfüllt werden.

Eine Weitergabe an externe Datensysteme ist ohnehin untersagt, es sei denn Sie haben die Einverständniserklärung der Mitarbeiter. Es ist vom Seiten des Gesetzgebers zwar zulässig, Daten und Lichtbilder für den Zweck der personalisierten Mitarbeiterausweise zu speichern, allerdings sollte man auch hier die nötige Sorgfaltspflicht beachten und im Vorfeld klären, welche Daten verwendet werden dürfen und welche Bedingungen einzuhalten sind. Lichtbilder dürfen nur für den Zweck des Mitarbeiterausweises verwendet werden und nicht für weitere Applikationen (Website, Social-Media Kanäle…).

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat haben, dann sollten Sie alle Prozesse im Vorfeld mit dem Betriebsrat einstimmen. Auch sollte mit dem Datenschutzbeauftragten der Firma im Vorfeld geklärt werden, wie die DSGVO-Vorgaben für die jeweilige Branche umzusetzen ist, da es zwar branchenübergreifende Regelungen gibt, allerdings auch Spezifikationen für verschiedene Branchen. Bei Einsatz eines RFID-Systems z.B. als Türöffner, sollten auch diese Empfehlungen der Datenschutzgruppe der EU berücksichtigt werden.

Folgende Schritte können bei der Einführung eines Systems für Mitarbeiterausweise dienlich sein:

1. Alle involvierten Arbeitsgruppen zusammen bringen und Milestones in Form einer zeitlichen Einschätzung definieren.
2. Die einzelnen Bedürfnisse und Anforderungen an das System klären, vor allem Sicherheit, EU-DSGVO beachten.
3. Die vorhandene Infrastruktur rekapitulieren und eine Analyse der Möglichkeiten durchführen.
4. Eine Kosteneinschätzung durchführen und ggf. kalkulieren, wann die Investition sich amortisiert (z.B. durch weniger Zeit für die Suche nach Passwörtern).
5. Die Designphase, um z.B. das Corporate Design zu integrieren.
6. Die Feinspezifikationen für das System.
7. Aufsetzen und Integration des Systems.

Wenn Sie diese Schritte beachten, sollte einer problemlosen Einführung eines Systems mit personalisierten Mitarbeiterausweisen nichts im Wege stehen. Eine starke IT-Abteilung kann natürlich viele Schritte erleichtern, allerdings kann die Beratung durch eine spezialisierte Firma die Abläufe wesentlich geschmeidiger machen. Sie finden im Netz sehr viele Anbieter, bei denen Sie Mitarbeiterausweise zum Selber-drucken finden. Für welche Lösung Sie sich auch entscheiden, bereiten Sie sich gut vor, denn Widerstand bei den Mitarbeitern, ziellose und ausufernde Meetings und unnötig hohe Kosten gehören zu den größten Hürden, an denen ein solches Vorhaben scheitert. Suchen Sie also den Weg der klaren und offenen Kommunikation, um Ihre Mitarbeiter von den Vorteilen des neuen Ausweises zu überzeugen.